Mi Rol y Alcance del Proyecto
Rol: Diseñador de Producto (UX/UI)
Duración: 1 año 2 meses (Investigación, Diseño, Validación y Entrega)
Objetivo de Diseño: Crear una experiencia integral que conectara la preparación previa a la entrevista (Scorecards) con la ejecución de la entrevista (Asistencia IA) y la gestión de candidatos/reportes.
Mi Rol: Product Designer (UX/UI Lead).
Enfoque: Diseñar la experiencia de usuario (UX) para los dos módulos clave de asistencia de IA.
El Desafío
Los equipos de reclutamiento padecían procesos fragmentados, la creación manual de scorecards inconsistentes y la falta de estructura en las entrevistas. Esto resultaba en evaluaciones subjetivas, pérdida de insights y una experiencia deficiente para el candidato.
El Reto: Fragmentación e Inconsistencia
Los equipos de reclutamiento enfrentaban un proceso fragmentado: las herramientas de evaluación estaban dispersas, la creación de scorecards era manual e inconsistente, y las entrevistas carecían de una estructura estándar.
- El desafío principal fue diseñar un ecosistema cohesivo e intuitivo donde los reclutadores pudieran:
- Crear Scorecards estandarizados y validados por IA, alineados con las expectativas del rol.
- Ejecutar entrevistas en vivo con guía y asistencia de IA en tiempo real.
- Asegurar la consistencia y la imparcialidad en toda la evaluación.
El principal reto de UX fue diseñar un ecosistema donde la IA pudiera estandarizar la evaluación y guiar las interacciones, al mismo tiempo que se mantenía la transparencia, el control y la confianza del reclutador en las herramientas asistidas por IA.
Solución de Diseño: Módulos Clave
Lideré el diseño de la arquitectura de información y la experiencia de usuario de los dos módulos centrales:
1. Scorecard Generator
Concepto: Interfaz guiada por un AI Coach conversacional para generar scorecards de evaluación a partir de la descripción, notas y archivos referentes a cualquier puesto.
Diseño UX: Diseño de dos paneles: un chat lateral donde el reclutador conversa con la IA para definir contenidos, y una vista previa en tiempo real del scorecard a la derecha. La lógica de interacción se limitó a la sección activa para mantener el enfoque.
Impacto: Se redujo el tiempo de creación en un 60% y se garantizó la consistencia de los criterios de evaluación, asegurando que todos los componentes cumplieran con los estándares antes de su uso.
2. WhoAssist Interview (Asistencia en Entrevista en Vivo)
Concepto: Un teleprompter asistido por IA que guía al reclutador a través de un flujo de preguntas estructurado en tiempo real, sincronizado con el scorecard previamente creado.
Diseño UX: La IA detecta la pregunta que está abordando el reclutador y muestra dinámicamente preguntas de seguimiento y prompts de resumen, reduciendo la carga cognitiva. Un panel lateral mantiene notas y transcripciones sincronizadas. El reclutador conserva el control total sobre el ritmo y las preguntas.
Impacto: Las entrevistas se volvieron más estructuradas y consistentes. Los reclutadores reportaron mayor confianza y los candidatos experimentaron un flujo de entrevista más profesional.
Nuestra Estrategia UX se basó en el principio de IA Centrada en el Humano (Human-Centered AI): la tecnología asiste y mejora el juicio del reclutador, pero no lo reemplaza. Esto requirió un enfoque en transparencia, control y consistencia modular.
3. Candidate Interview (Entrevista Automática)
Entrevista asincrónica con voz/texto con foco en la transparencia. Diseño de onboarding inicial para explicar la interfaz y tranquilizar al candidato, e indicadores claros de estado (micrófono, tiempo restante).
+25% de respuestas completas y mayor confianza del candidato en la interacción con la IA.
AI Reports (Informes post-entrevista automáticos y visualmente consistentes con el scorecard).
Ecosistema Modular
Diseño de Arquitectura de Información y Componentes (Design System) para conectar todos los flujos (Scorecards, Vacantes, Entrevistas, Reportes) bajo un lenguaje visual unificado.
Reducción del 50% en pasos de navegación entre módulos, disminuyendo la curva de aprendizaje y aumentando la adopción interna.
"Mi proceso se enfocó en la eficiencia, la consistencia y la transparencia, iterando rápidamente a través de ciclos ágiles y utilizando AI (vicode con Figma Make) para la hacer user testing antes de codificar incluso antes de diseño HiFi final"
Investigación: Benchmarking de herramientas de IA (HireVue, Paradox), entrevistas a stakeholders y Journey Mapping para identificar la tensión clave: los reclutadores quieren asistencia, no ser reemplazados.
Arquitectura: Definición de la navegación alrededor de dos flujos clave (Preparación y Ejecución de la Entrevista), priorizando la claridad y la modularidad.
Diseño y user testing: Prototipos interactivos en AI en Figma Make y pruebas de usuarios reales.
Diseño HiFi y Handof: Una vez comprobados los diseños y realizando las iteraciones necesarias para garantizar la menor fricción con los usuarios, realizamos los diseños finales en Figma y hacemos parte del entregable a desarrollo estos diseños junto con el prototipo funcional.
Aprendizaje Clave: Los usuarios necesitan visibilidad y control al trabajar con IA. El diseño debe mostrar qué está haciendo la IA (por ejemplo, sugiriendo preguntas) en lugar de simplemente hacerlo.
Aprendizajes e Impacto
WhoAI transformó la forma en que los reclutadores interactúan con la tecnología, pasando de una simple automatización a una augmentación estratégica.
Resultados: Logramos una reducción significativa en el tiempo de creación de scorecards y una mejora en la consistencia de las entrevistas.
Eficiencia
+35% en eficiencia de creación de scorecards y 50% menos pasos de navegación entre módulos.
El diseño conversacional y el contexto visual claro (dos paneles) son cruciales para mantener el enfoque en tareas complejas.
Consistencia
Entrevistas más estructuradas y consistentes; +25% de respuestas completas en entrevistas automáticas.
La modularidad permitió la escalabilidad. Las Key Features comparten un mismo lenguaje visual, reduciendo la curva de aprendizaje.
Confianza IA
Mayor adopción interna y confianza en la guía de IA.
Los usuarios exigen transparencia y control en la IA: el UX debe mostrar lo que la IA está haciendo, no solo hacerlo. El equilibrio entre automatización y control humano es la clave.
Reflexión Final
WhoAI demostró que la IA es una potente herramienta de aumento, no de sustitución, en la contratación. El diseño centrado en el ser humano permitió que los reclutadores tomaran decisiones más inteligentes, rápidas y consistentes, manteniendo la empatía esencial en el proceso.
El éxito de WhoAI reside en el equilibrio: unir la eficiencia técnica de la IA con un diseño centrado en las emociones humanas, asegurando que el proceso de contratación siga siendo empático, profesional y basado en la claridad.